Kaavat ovat Excelin leipää ja voita. Jos käytät Exceliä säännöllisesti, lyön vetoa, että käytät paljon kaavoja. Mutta toimivan kaavan luominen voi viedä liikaa aikaa. Tässä artikkelissa jaan hyviä vinkkejä, joiden avulla voit säästää aikaa työskennellessäsi Excelin kaavojen kanssa.
Video: 20 vinkkiä ajan säästämiseen Excel -kaavojen avulla
1. Älä lisää viimeisiä sulkeita funktioon
Aloitetaan jotain todella helppoa! Kun syötät yhden toiminnon yksinään (SUMMA, KESKI, jne.), Sinun ei tarvitse syöttää lopullisia sulkeita. Voit esimerkiksi syöttää:
= SUMMA (A1: A10
ja paina paluuta. Excel lisää sulkevat sulut puolestasi. Se on pieni asia, mutta kätevä.
Huomaa: tämä ei toimi, jos kaava sisältää useamman kuin yhden sulkujoukon.
2. Siirrä kaava ja pidä viittaukset muuttumatta
Yksi Excelin tehokkaimmista ominaisuuksista on suhteelliset osoitteet - kun kopioit kaavan uuteen paikkaan, kaikki suhteelliset osoitteet muuttuvat. Usein tämä on juuri sitä, mitä haluat, koska kaavojen uudelleenkäyttö on yksi hyvin rakennetun, helposti ylläpidettävän laskentataulukon tärkeimmistä tekniikoista.
Mutta joskus sinun on siirrettävä tai kopioitava kaava uuteen paikkaan etkä halua kaavan muuttuvan ollenkaan. Voit tehdä tämän useilla tavoilla.
Jos olet siirtämässä kaavaa lähialueelle, kokeile vetämistä ja pudottamista. Vedämällä kaikki osoitteet säilyvät ennallaan ja muuttumattomina.
Jos siirrät kaavan kauemmaksi, käytä leikkausta ja liittämistä. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Kun leikkaat kaavan, sen viittaukset eivät muutu.
3. Kopioi kaava ja pidä viittaukset muuttumatta
Huomautus: voit muuttaa kaikkia soluviittauksia, jotta ne olisivat absoluuttisia, mutta tässä vinkissä oletetaan, että et halua tehdä sitä mistä tahansa syystä.
Jos sinun tarvitsee vain kopioida yksi kaava, valitse koko kaava kaavapalkista ja kopioi leikepöydälle. Voit sitten liittää uuteen paikkaan. Tuloksena on alkuperäinen kaava.
Kopiointi a ryhmä kaavoja uuteen paikkaan vaikuttamatta viittauksiin, voit käyttää etsimistä ja korvaamista. Valitse kaavat, jotka haluat kopioida, ja etsi ja korvaa yhtälö (=) -merkki kaavoissa hajautusmerkillä (#). Tämä muuntaa kaavat tekstiksi. Kopioi ja liitä nyt kaavat uuteen paikkaan. Kun olet liittänyt kaavat ja kaikki kaavat on valittu, käännä haku ja korvaa prosessi. Etsi tiiviste (#) ja korvaa yhtäsuuruusmerkki (=). Tämä palauttaa kaavat toimintakuntoon. (Luotto: Tom urtis )
4. Kopioi kaavat kaksoisnapsauttamalla täyttökahvaa
Kun lisäät kaavoja taulukoihin, yksi useimmin tekemistäsi on kaavan kopioiminen taulukon ensimmäiseltä riviltä taulukon viimeiselle riville. Jos tiedät Excelin tietojen navigoinnin pikanäppäimet, voit liittää ne nopeasti koko kaavasarakkeeseen muutamalla näppäimen painalluksella. Täyttökahva on kuitenkin vielä nopeampi, koska sinun ei tarvitse navigoida taulukon alareunaan.
Täyttökahva on pieni suorakulmio, joka sijaitsee Excelin kaikkien valintojen oikeassa alakulmassa. Niin kauan kuin kaava sijaitsee sarakkeessa toisen sarakkeen vieressä, koko datajoukko voidaan kopioida kaava taulukon loppuun asti kaksoisnapsauttamalla täyttökahvaa.
Huomautus: Tämä vinkki ei toimi, jos syöttämäsi kaavan vasemmalla puolella ei ole täyttä saraketta tietoja. Excel käyttää näitä tietoja selvittääkseen, kuinka pitkälle laskentataulukko kopioi kaavan. Voit kuitenkin käyttää tätä seuraavaa lähestymistapaa ...
Jos valinta ei ole liian suuri, voit myös täyttää kaavat laskentataulukkoon käyttämällä Täyttö -pikanäppäintä (Control + D). Varmista vain, että valitset ensin alkuperäisen kaavan ja kohdesolut. Tämä on nopeampaa kuin kopioi/liitä, mutta ei niin nopeasti kuin täyttökahva, varsinkin jos kopioit kaavan suureen soluryhmään.
Video: Pikakuvakkeet, joilla voit liikkua suuressa luettelossa nopeasti
5. Syötä kaavat automaattisesti taulukon avulla
Vielä nopeampi tapa syöttää kaavoja on muuntaa taulukko ensin viralliseksi Excel -taulukkoksi. Terminologia on hämmentävää, koska kaikki tiedot, joissa on enemmän kuin yksi sarake, ovat teknisesti 'taulukko', mutta Excelillä on muodollinen rakenne nimeltä taulukko, joka tarjoaa monia etuja. Kun olet muuntanut tiedot taulukkoon (molemmat alustat: Ctrl + T), kaikki ensimmäiselle riville kirjoittamasi kaavat kopioidaan automaattisesti koko taulukon pituudelle. Tämä säästää paljon aikaa ja auttaa myös estämään virheitä.
Bonuksena, kun päivität taulukon kaavan, Excel päivittää uudelleen kaikki saman kaavan kaltaiset kaavat.
Huomautus: taulukon kaavat käyttävät automaattisesti strukturoituja viittauksia (esim. Yllä olevassa esimerkissä = [@Hours]*[@Rate] = C4*D4 sijaan. Voit kuitenkin kirjoittaa soluosoitteita suoraan, ja ne säilytetään.
6. Käytä toimintoja Automaattinen täydennys + -välilehdellä
Kun kirjoitat yhtäläisyysmerkin ja aloitat kirjoittamisen, Excel alkaa verrata kirjoittamaasi tekstiä valtavaan käytettävissä olevien toimintojen luetteloon. Kirjoittaessasi näet luettelon ehdokasfunktioista alla. Tämä luettelo kaventuu jokaisen kirjoittamasi kirjaimen kanssa. Kun haluamasi toiminto on valittu luettelosta, voit pyytää Excelin syöttämään sen puolestasi painamalla sarkainta. Windowsissa toiminnot valitaan automaattisesti kirjoittaessasi. Macissa vaihtoehtoja esitetään, mutta niitä ei ole valittu, joten sinun on suoritettava vielä yksi vaihe: valitse haluamasi toiminto nuolinäppäimellä ja paina sitten sarkainta tai palaa, jotta Excel syöttää toiminnon puolestasi.
7. Syötä argumentit näppäimellä Control + napsauta
Etkö halua kirjoittaa pilkkuja argumenttien väliin? Voit antaa Excelin tehdä sen puolestasi. Kun kirjoitat argumentteja funktioon, pidä Control -näppäintä (Mac: Command) painettuna, kun napsautat kutakin viitettä, ja Excel syöttää automaattisesti pilkut puolestasi. Voit esimerkiksi syöttää kaavan, kuten: = SUM (A1, B10, C5: C10) kirjoittamalla '= SUM (' ja napsauttamalla sitten Ctrl-näppäintä jokaista viitettä. Tämä toimii minkä tahansa toiminnon kanssa, jossa annat viitteitä argumentteina.
8. Valitse argumentit kaavakärjen ikkunan avulla
Aina kun käytät kaavaa, joka sisältää Excel -funktion, muista, että voit aina valita vihjeikkunan argumenttien valitsemiseksi. Tämä voi säästää todellista aikaa, jos kaava on monimutkainen, varsinkin jos se sisältää paljon sisäkkäisiä sulkeita. Jos haluat valita argumentteja, toimi kahdessa vaiheessa. Napsauta ensimmäisessä vaiheessa kohdistin sen funktion sisälle, jonka argumentin haluat valita. Excel näyttää sitten vihjeen kyseiselle toiminnolle, joka näyttää kaikki argumentit. Napsauta vaiheessa 2 argumenttia, jonka haluat valita. Excel valitsee koko argumentin, vaikka se sisältää muita funktioita tai kaavoja. Tämä on mukava tapa valita argumentteja käytettäessä F9 -kaavan virheenkorjausta.
Haluatko oppia lisää? Tarjoamme koko kurssin Excelin kaavat ja funktiot .
9. Lisää funktion argumentin paikkamerkit pikakuvakkeella
Normaalisti, kun kirjoitat funktiota, Excel antaa vihjeitä jokaisesta argumentista pilkkuja lisääessäsi. Mutta joskus haluat ehkä saada Excelin lisäämään paikkamerkit kaikille funktioargumenteille kerralla. Jos näin on, tiedät iloisesti, että siihen on olemassa pikakuvake.
Kun kirjoitat funktiota, kun Excel on tunnistanut toiminnon nimen, kirjoita Control + Vaihto + A (molemmat alustat). Jos esimerkiksi kirjoitat '= DATE (' ja käytät sitten Ctrl + Vaihto + A, Excel antaa sinulle '= DATE (vuosi, kuukausi, päivä)'. Voit sitten kaksoisnapsauttaa jokaista argumenttia (tai käyttää funktiovinkkiä ikkuna valitaksesi jokaisen argumentin) ja muuta se haluamaasi arvoon.
10. Siirrä kaava -asia pois tieltäsi
Joskus kun kirjoitat kaavan, kaava -vihjeikkuna tulee tielläsi , estääksesi muiden laskentataulukon solujen näkymisen. Kun näin tapahtuu, muista, että voit siirtää vihjeikkunan pois tieltäsi. Vie hiiri ikkunan reunan yli, kunnes näet kohdistimen muuttuvan, ja napsauta sitten ja vedä uuteen paikkaan. Sitten voit jatkaa kaavan syöttämistä tai muokkaamista. Laskentataulukon rakenteesta riippuen toinen tapa hallita tätä ongelmaa on muokata kaavaa kaavapalkissa sen sijaan, että se olisi suoraan solussa.
11. Vaihda näytössä kaikki kaavat kerralla
Aina kun muokkaat kaavaa sisältävää solua, Excel näyttää kaavan automaattisesti sen tuloksen sijasta. Mutta joskus saatat nähdä kaikki laskentataulukon kaavat kerralla. Voit tehdä tämän käyttämällä vain pikanäppäintä kaavojen näyttämiseen: Control + ~ (se on tilde). Tällä pikakuvakkeella voit nopeasti vaihtaa kaikkien laskentataulukon kaavojen näytön tai pois päältä. Tämä on mukava tapa nähdä kaikki kaavat kerralla ja tarkistaa kaavojen yhdenmukaisuus.
12. Valitse kaikki laskentataulukon kaavat kerralla
Toinen tapa nähdä kaikki laskentataulukon kaavat on valita ne. Voit tehdä tämän käyttämällä tehokkaampia (ja piilotettuja) ominaisuuksia Excelissä: on Siirry> Erikois (Ctrl + G). Tällä komennolla voit valita kaikenlaisia mielenkiintoisia asioita Excelissä, mukaan lukien tyhjät solut, numeroita sisältävät solut, tyhjät solut ja paljon muuta. Yksi vaihtoehdoista on soluja, jotka sisältävät kaavoja. Jos haluat valita kaikki solut, jotka sisältävät laskentataulukon kaavoja, kirjoita Ctrl + G ja avaa Siirry -valintaikkuna, napsauta sitten Erikoispainiketta ja valitse sitten Kaavat. Kun napsautat OK, kaikki kaavat sisältävät solut valitaan.
Jos haluat valita laskentataulukosta vain kaavojen alijoukon, tee ensin valinta ja käytä sitten samaa komentoa.
13. Muunna kaavat staattisiksi arvoiksi paste special avulla
Yleinen ongelma Excelissä on tarve estää laskettujen arvojen muuttuminen. Haluat esimerkiksi yksinkertaistaa laskentataulukkoa poistamalla 'saaja' -sarakkeet, joita käytit tiettyjen arvojen luomiseen. Mutta jos poistat nämä sarakkeet kaavoilla, jotka viittaavat niihin, saat #REF -virheitä. Ratkaisu on ensin muuntaa kaavat arvoiksi ja poistaa sitten ylimääräiset sarakkeet. Yksinkertaisin tapa tehdä se on käyttää Paste Specialia. Valitse ensin kaavat, jotka haluat muuntaa ja kopioi leikepöydälle. Kun kaavat ovat edelleen valittuna, avaa Liitä erikoisvalintaikkuna (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) ja käytä Arvot -vaihtoehtoa. Tämä korvaa kaikki valitsemasi kaavat niiden laskemilla arvoilla.
14. Säädä arvoja Paste Special -toiminnolla
Toinen yleinen ongelma Excelissä on tarve muuttaa monia arvoja. Esimerkiksi sinulla voi olla luettelo 500 tuotteen hinnasta ja sinun on korotettava kaikkia hintoja 5%. Tai ehkä sinulla on luettelo 100 päivämäärästä, jotka kaikki on siirrettävä tulevaisuuteen viikolla? Tällaisissa tapauksissa voit lisätä taulukkoon 'apulais' -sarakkeen, suorittaa vaaditut laskelmat, muuntaa tulokset arvoiksi ja kopioida ne alkuperäisen sarakkeen päälle. Mutta jos tarvitset vain yksinkertaisen laskelman, Paste Special on paljon yksinkertaisempi ja nopeampi, koska voit muuttaa arvoa suoraan ilman ylimääräisiä kaavoja.
Jos haluat esimerkiksi muuttaa päivämääräjoukon viikon kuluttua, toimi seuraavasti: lisää numero 7 mihin tahansa laskentataulukon soluun ja kopioi se sitten leikepöydälle. Valitse seuraavaksi kaikki muutettavat päivämäärät. Valitse sitten Liitä erikois> Toiminnot> Lisää. Kun napsautat OK, Excel lisää numeron 7 valitsemiisi päivämääriin ja siirtää niitä ajassa 7 päivää eteenpäin ilman tarvetta luoda apusarakkeita.
Jos haluat nostaa hintoja 10%, käytä samaa lähestymistapaa. Kirjoita 1.10 soluun ja kopioi se leikepöydälle. Valitse sitten hinnat, joita haluat muuttaa, ja muuta Liitä erikoisasetukset> Toiminnot> Kerro muuntaaksesi kaikki voimassa olevat hinnat. Kun saat käsityksen tästä vinkistä, löydät sille paljon fiksuja käyttötarkoituksia.
Huomaa: tämä toimii vain arvoilla. Älä kokeile sitä kaavojen avulla!
15. Käytä nimettyjä alueita kaavojen luettavuuden parantamiseksi
Yksi kirjan vanhimmista ammattilaisvinkeistä on käyttää nimettyjä alueita kaavoissasi, jotta ne olisivat luettavampia. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on yksinkertainen laskentataulukko, joka näyttää pienelle tiimille tehdyt työtunnit. Haluat kertoa jokaisen henkilön työtunnit kerralla yhdellä tuntihinnalla. Olettaen, että tuntipalkka on solussa A1, kaavat voivat näyttää tältä:
= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1
Mutta jos annat solulle A1 nimen 'tuntihinta', kaavat näyttävät tältä:
= B3 * tuntihinta
= B4 * tuntihinta
= B5 * tuntihinta
Alueiden nimeäminen tällä tavalla tekee kaavoista paljon luettavampia ja säästää monien dollarimerkkien ($) syöttämisen absoluuttisten viittausten luomiseksi.
Alueiden nimeäminen on helppoa. Valitse vain alue/solut, jotka haluat nimetä, kirjoita nimi nimilaatikkoon ja paina enter. Nyt kun olet nimennyt alueen, Excel käyttää sitä aina, kun osoitat ja napsautat aluetta, kun rakennat kaavaa - kun napsautat nimettyä aluetta, näet sen nimen lisättävän kaavaan automaattisesti. Bonuksena voit myös helposti navigoida nimettyyn alueeseen milloin haluat. Valitse vain nimi ruudun vieressä olevasta avattavasta valikosta.
16. Käytä nimiä olemassa oleviin kaavoihin automaattisesti
Mitä tapahtuu, kun olet jo luonut kaavoja ja luonut sitten nimetty alue haluatko käyttää niitä? En mitään oikeastaan. Excel ei tee muutoksia olemassa oleviin kaavoihisi tai tarjoa uusien alueiden nimien käyttöönottoa automaattisesti. On kuitenkin olemassa tapa soveltaa alueiden nimiä olemassa oleviin kaavoihin. Valitse vain kaavat, joihin haluat käyttää nimiä, ja käytä sitten Käytä nimiä -ominaisuutta.
Kun Käytä nimiä -ikkuna on auki, valitse nimet, joita haluat käyttää, ja napsauta OK. Excel korvaa vastaavat viitteet valitsemillasi nimillä.
kuinka luoda mukautettu lukumuoto Excelissä
17. Tallenna kaava, joka ei ole valmis
Jos työskentelet monimutkaisemman kaavan kanssa, kaavan oikea toiminta kestää jonkin aikaa. Mutta sinulla saattaa olla vähän aikaa ja sinun on palattava kaavaan myöhemmin saadaksesi sen toimimaan haluamallasi tavalla. Valitettavasti Excel ei anna sinun kirjoittaa kaavaa, joka on rikki. Jos yrität, Excel valittaa äänekkäästi, että kaavassa on virheitä, eikä anna sinun jatkaa, ennen kuin olet ratkaissut kaikki ongelmat.
On kuitenkin olemassa helppo kiertotapa: muunna kaava väliaikaisesti tekstiksi. Voit tehdä tämän lisäämällä yksittäisen heittomerkin kaavan alkuun (ennen =) tai poistamalla yhtäläisyysmerkin kokonaan. Molemmissa tapauksissa Excel lopettaa kaavan arvioinnin ja antaa sinun syöttää sen sellaisenaan. Myöhemmin voit palata kaavaan ja jatkaa työtä.
18. Ole tietoinen Excelin tarjoamista toiminnoista
Toimintoja on olemassa tiettyjen ongelmien ratkaisemiseksi. Voit ajatella funktion esivalmistetuksi kaavaksi, jolla on tietty nimi, tarkoitus ja palautusarvo. Esimerkiksi PROPER -funktiolla on vain yksi tarkoitus: se käyttää isoja kirjaimia. Anna sille teksti 'New York CiTY', niin se antaa sinulle New York Cityn. Toiminnot ovat uskomattoman käteviä, kun ne ratkaisevat ongelmasi, joten on järkevää tutustua Excelin käytettävissä oleviin toimintoihin.
Katso: Excelin toimintaopas ja 500 Excel -kaavan esimerkkiä luettelo yleisimmin käytetyistä funktioista ja niitä käyttävistä kaavoista.
Huomautus: Ihmiset ovat usein hämmentyneitä terminologiasta, jota käytetään funktioista ja kaavoista puhumisessa. Helppo tapa ajatella asiaa on tämä: kaikki Excelissä alkavalla yhtäläisyysmerkillä alkava kaava. Tämän määritelmän mukaan kaikki funktiot ovat myös kaavoja, ja kaavat voivat sisältää useita funktioita.
19. Käytä suhteellisia ja absoluuttisia viittauksia F4 -näppäimellä
Avain sellaisten kaavojen luomiseen, jotka voidaan tyylikkäästi kopioida uusiin paikkoihin ja jotka toimivat edelleen oikein, on käyttää absoluuttisten ja suhteellisten viitteiden oikeaa yhdistelmää. Tämä on niin tärkeää, koska sen avulla voit käyttää olemassa olevia kaavoja uudelleen uusien luomisen sijaan, ja saman kaavan uudelleenkäyttö vähentää merkittävästi virheitä työkirjassa rajoittamalla tarkistettavien kaavojen määrää.
Viittausten muuttaminen edestakaisin suhteellisten ja absoluuttisten viittausten välillä voi kuitenkin olla haittaa-kaikkien näiden dollarimerkkien ($) kirjoittaminen on työlästä ja virhealtista. Onneksi on olemassa hieno pikakuvake, jonka avulla voit nopeasti vaihtaa jokaiselle viittaukselle käytettävissä olevia neljää vaihtoehtoa: (Windows: F4, Mac: Komento + T). Aseta kohdistin viitteeseen käyttämällä pikakuvaketta. Joka kerta, kun käytät sitä, Excel 'kiertää' seuraavaan vaihtoehtoon tässä järjestyksessä: täysin suhteellinen (A1)> täysin absoluuttinen ($ A $ 1)> Absoluuttinen rivi (A $ 1)> absoluuttinen sarake ($ A1).
20. Muista, että kaavat ja funktiot palauttavat arvon. Aina.
Kun kamppailet kaavan kanssa, joskus se johtuu siitä, että luulet, että osa kaavasta palauttaa tietyn arvon, mutta tosiasiassa se palauttaa jotain muuta. Voit tarkistaa, mitä funktio tai kaavan osa todella palauttaa, käyttämällä alla olevaa F9 -kärkeä.
Huomautus: Sana 'paluu' tulee ohjelmoinnin maailmasta, ja se joskus hämmentää tämän käsitteen uusia ihmisiä. Excel -kaavojen yhteydessä sitä käytetään seuraavasti 'LEN -funktio palauttaa luvun' tai 'Solun A1 kaava palauttaa virheen'. Aina kun kuulet sanan 'paluu' kaavalla, ajattele vain 'tulos'.
21. Arvioi kaavan osat käyttämällä F9 -näppäintä
Pikanäppäin F9 (fn + F9 Macissa) voi ratkaista kaavan osat reaaliajassa. Tämä on loistava työkalu suurempien kaavojen virheenkorjaukseen, kun sinun on varmistettava, että tietyn kaavan osan tulos on mitä odotat. Jos haluat käyttää tätä vihjettä, muokkaa kaavaa ja valitse lauseke tai funktio, jonka haluat arvioida (kärki - valitse funktiokärjen ikkunasta kokonaiset argumentit). Valitse haluamasi vaihtoehto painamalla F9. Näet, että osa kaavasta on korvattu palautetulla arvolla.
Huomautus: Windowsissa voit kumota F9, mutta tämä ei näytä toimivan Macissa. Jos haluat poistua kaavasta tekemättä muutoksia, käytä vain Esc -näppäintä.
Video: Kaavan tarkistaminen ja virheenkorjaus F9: llä
22. Ratkaise kaava askel askeleelta kaavan arvioijan avulla
Kun F9: n käyttäminen kaavan arviointiin muuttuu liian työlääksi, on aika purkaa isompi laitteisto: Evaluate Formula. Arvioi kaava ratkaisee kaavan askel kerrallaan. Aina kun napsautat Arvioi -painiketta, Excel ratkaisee kaavan alleviivatun osan ja näyttää tuloksen. Löydät Arvioi kaava -kohdan nauhan Kaavat -välilehdessä Kaavan tarkastus -ryhmässä. Jos haluat käyttää kaavan arviointia, valitse kaava ja napsauta valintanauhan painiketta. Kun ikkuna avautuu, näet kaavan tekstikentässä, jossa on Arvioi -painike. Yksi osa kaavasta alleviivataan - tämä on osa, jota arvioidaan parhaillaan. Kun napsautat Arvioi, kaavan alleviivattu osa korvataan sen palauttamalla arvolla. Voit jatkaa arviointia napsauttamalla, kunnes kaava on täysin ratkaistu.
Video: Kuinka arvioida monimutkaisia kaavoja
Huomautus: Arviointikaava on käytettävissä vain Excelin Windows -versiossa. Mac -versio käyttää erilaista lähestymistapaa, nimeltään Formula Builder, joka näyttää tulokset, kun luot kaavan. Se ei ole aivan sama toiminto, mutta se on erittäin hyödyllinen, ja voit käyttää sitä jo olemassa olevien kaavojen kanssa.
23. Rakenna monimutkaisia kaavoja pienin askelin
Kun haluat rakentaa monimutkaisemman kaavan etkä ole varma, miten se tehdään, aloita yleisestä lähestymistavasta ja joistakin koodatuista arvoista. Lisää sitten logiikkaa, jotta voit korvata kovakoodatut arvot askel kerrallaan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat kirjoittaa kaavan, joka poimii etunimen koko nimestä. Tiedät, että voit käyttää VASEN -funktiota vetääksesi tekstiä vasemmalta, mutta et ole varma, kuinka lasketaan poimittavien merkkien määrä. Aloita VASEMMALLA (koko_nimi, 5) saadaksesi kaavan toimimaan. Selvitä sitten, kuinka korvata numero 5 lasketulla arvolla. Tässä tapauksessa voit määrittää poimittavien merkkien määrän käyttämällä ETSI -funktiota ensimmäisen välilyönnin sijainnin etsimiseen.
Video: Kuinka rakentaa monimutkainen kaava askel askeleelta
24. Käytä nimettyjä alueita, kuten muuttujia
Monissa tapauksissa on järkevää käyttää nimettyjä alueita kuten muuttujia, jotta kaavoistasi tulee joustavampia ja niiden kanssa on helpompi työskennellä. Jos esimerkiksi yhdistät paljon tekstiä (yhdistät tekstiarvoja yhteen), voit halutessasi luoda omat nimialueet uusille rivimerkille, sarkainmerkeille jne. Tällä tavalla voit yksinkertaisesti viitata nimettyihin alueisiin suoraan sen sijaan, että lisäisit kaavoihisi paljon monimutkaista syntaksia. Bonuksena, jos nimetyt alueet sisältävät tekstiarvoja, sinun ei tarvitse käyttää lainausmerkkejä tekstin ympärillä, kun lisäät ne kaavaan. Tätä ajatusta on vähän vaikea selittää katso tästä videosta yksityiskohtainen esimerkki .
25. Käytä tarroissa ketjutusta, jotta oletukset olisivat selkeitä
Kun luot laskentataulukon, joka perustuu tiettyihin oletuksiin, tekemiesi oletusten esittäminen selkeästi voi olla haasteellista. Usein laskentataulukossa on tietty alue tuloille ja toinen alue tuloille, eikä molempien näyttäminen samanaikaisesti ole mahdollista. Yksi tapa varmistaa, että keskeiset oletukset ovat selkeitä, on upottaa ne suoraan laskentataulukossa oleviin tarroihin ketjutuksen avulla, yleensä TEKSTI -funktion avulla.
Esimerkiksi tavallisesti sinulla voi olla tarra, jossa lukee Kahvikustannus ja sen jälkeen laskettu hinta. Yhdistämisellä voit asettaa tarran sanomaan 'Kahvin hinta (2,00 dollaria/kuppi): mikä tekee selväksi, että oletat, että hinta on 2,00 dollaria/kuppi.
Video: selventää oletuksia ketjutuksella
26. Lisää rivinvaihtoja sisäkkäisiin IF -tiedostoihin, jotta ne ovat helpompia lukea
Kun luot sisäkkäistä IF -kaavaa, oikeiden ja väärien argumenttien seuraaminen sulkeissa voi olla hyvin hämmentävää. Kun sulkut sulkuja, on helppo tehdä virhe logiikassa. On kuitenkin olemassa yksinkertainen tapa tehdä kaava, jossa on useita IF -lausekkeita, paljon helpompi lukea: lisää vain rivinvaihdot kaavaan jokaisen TOSI -argumentin jälkeen. Tämä tekee kaavasta enemmän kuin taulukon.
Video: Kuinka tehdä sisäkkäisistä IF -tiedostoista helpompi lukea
27. Anna toimintoja automaattisella täydennyksellä
Kun kirjoitat funktiota, Excel yrittää arvata haluamasi toiminnon nimen ja esittää automaattisen täydennyksen luettelon, josta voit valita. Kysymys kuuluu, kuinka hyväksyt jonkin näytetyistä vaihtoehdoista ja pysyt silti muokkaustilassa? Temppu on käyttää sarkainnäppäintä. Kun painat sarkainta, Excel lisää koko toiminnon ja jättää kohdistimen aktiiviseksi suluissa, jotta voit täyttää argumentit tarpeen mukaan. Macissa sinun on ensin valittava lisättävä toiminto alanuolinäppäimellä ja lisättävä toiminto painamalla sarkainta.
28. Käytä SUM -kaavoja AutoSumilla
Et aina saa mahdollisuutta käyttää tätä AutoSumia, mutta kun käytät, se on tyydyttävä. AutoSum toimii sekä riveillä että sarakkeilla. Valitse vain tyhjä solu oikealta tai niiden solujen alapuolelta, jotka haluat laskea yhteen, ja kirjoita Alt + = (Mac: Komento + Vaihto + T). Excel arvaa alueen, jonka yrität laskea yhteen, ja lisää SUM -funktion yhdessä vaiheessa. Jos haluat olla tarkempi, jotta Excel ei arvaisi, valitse ensin alue, jonka aiot summaa, mukaan lukien solu, johon haluat SUM -funktion.
AutoSum lisää jopa useita SUM -toimintoja samanaikaisesti. Jos haluat laskea yhteen useita sarakkeita, valitse tyhjien solujen alue sarakkeiden alta. Jos haluat laskea yhteen useita rivejä, valitse tyhjien solujen alue rivien oikealla puolella olevassa sarakkeessa.
Lopuksi voit lisätä AutoSumilla sekä rivin että sarakkeen summat samaan aikaan koko taulukolle. Valitse vain täydellinen numerotaulukko, mukaan lukien tyhjät solut taulukon alla ja taulukon oikealla puolella, ja käytä pikakuvaketta. Excel lisää sopivat SUM -funktiot tyhjiin soluihin, jolloin saat sarakkeiden yhteismäärät, rivien summat ja kokonaissumman yhdessä vaiheessa.
29. Syötä sama kaava useisiin soluihin kerralla
Usein sinun on syötettävä sama kaava soluryhmään. Voit itse tehdä tämän yhdessä vaiheessa pikanäppäimellä Control + Enter. Valitse vain kaikki solut samanaikaisesti ja kirjoita kaava normaalisti kuten ensimmäiselle solulle. Kun olet valmis, paina Enter -näppäimen painamisen sijaan Ctrl + Enter. Excel lisää saman kaavan kaikkiin valinnan soluihin ja säätää viittauksia tarpeen mukaan. Kun käytät tätä lähestymistapaa, sinun ei tarvitse kopioida ja liittää, täyttää tai käyttää täyttökahvaa. Olet valmis yhdellä askeleella.
Voit myös käyttää samaa tekniikkaa useiden kaavojen muokkaamiseen samanaikaisesti. Valitse vain kaikki kaavat kerralla, tee tarvittavat muutokset ja paina Control + Enter.
Kirjailija Dave Bruns
