Oletko kuullut tietojen visualisoinnista, eikö? Se on taidetta ja tiedettä esittää tietoja tavalla, jolla ihmiset voivat 'nähdä' tärkeitä tietoja yhdellä silmäyksellä . Tietojen visualisointi tekee monimutkaisista tiedoista helpommin saavutettavia ja hyödyllisiä. Tietojen täynnä maailmassa se on arvokkaampaa kuin koskaan.
Excelissä on loistava työkalu tietojen visualisointiin nimeltä Ehdollinen muotoilu. Jos työskentelet Excelin tietojen kanssa (ja kuka ei nykyään?), Se on uskomattoman hyödyllistä. Luo yksinkertaisia sääntöjä, jotka korostavat vain tiedot, joista olet kiinnostunut , voit havaita tärkeät tiedot hyvin nopeasti.
Tässä on muutamia hienoja tapoja, joilla voit käyttää Excelin ehdollista muotoilua tietojen ymmärtämiseksi nopeammin, jotta pääset alkuun ja saat inspiraatiota.
Korosta päällekkäiset tai ainutlaatuiset arvot
Yksi kätevä tapa käyttää ehdollista muotoilua on korostaa nopeasti päällekkäiset tai ainutlaatuiset arvot. Excel sisältää sisäänrakennetut säännöt, jotka helpottavat molempia tehtäviä.
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on tämä postinumerotaulukko ja haluat korostaa ne postinumerot, jotka näkyvät useammin kuin kerran (eli kaksoiskappaleet)? Kun luettelossa on yli 160 postinumeroa, ihmissilmän on lähes mahdotonta havaita päällekkäisiä koodeja.
Ehdollisen muotoilun avulla voit kuitenkin vain valita taulukon ja kertoa Excelille korostaa kaksoiskappaleet käyttämällä sisäänrakennettua ehdollisen muotoilun sääntöä kaksoiskappaleille:
Tässä on tulos muutamalla napsautuksella:
Vaihtoehtoisesti oletetaan, että sinulla on tämä nimitaulukko ja sinun on löydettävä vain ne nimet, jotka esiintyvät kerran (eli ainutlaatuiset arvot)?
Onnea sellaisten nimien löytämiseen, jotka näkyvät vain kerran vain silmilläsi! Sisäänrakennetun ehdollisen muotoilusäännön avulla voit kuitenkin löytää kaikki yksilölliset nimet alle 10 sekunnissa:
Käännetään ongelma uudelleen, entä jos haluat löytää kaikki nimet, jotka esiintyvät vähintään 5 kertaa? Luo sääntö, joka perustuu kaavaan:
Voit helposti korostaa nimiä, jotka näkyvät vähintään 5 kertaa:
Kaava, jota käytän, nimetty alue 'nimet' kaikille nimille, on tämä:
kuinka tehdä poistoaikataulu
= COUNTIF (names,B2)>4
Korosta ylä- tai alin arvot
Oletetaan, että sinulla on seuraava raportti, joka näyttää yrityksesi myyjien kuukausittaiset kokonaismyynnit:
On mukavaa, että kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, mutta haluat nopeasti nähdä 5 ylintä ja 5 alempaa myyntinumeroa, jotta tiedät mihin kohdistaa huomiosi.
Käyttämällä kahta sisäänrakennettua ehdollista muotoilusääntöä:
Voit merkitä 5 parasta arvoa vihreänä ja 5 alinta arvoa punaisena:
excel ketjuttaa useita soluja pilkulla
Haluatko oppia lisää? Katso s hort -kurssi ehdollisesta muotoilusta .
Korosta arvot muuttuvan syötteen perusteella
Vaikka Excel sisältää suuren määrän ehdollisen muotoilun esiasetuksia, ehdollisen muotoilun todellinen voima tulee kaavojen käytöstä. Kaavojen avulla voit luoda tehokkaampia ja joustavampia sääntöjä.
Oletetaan esimerkiksi, että haluat tutkia tietojoukkoa ja korostaa arvot, jotka ylittävät tietyn arvon, tässä tapauksessa 800?
Luomalla syöttösolun ja viittaamalla kyseiseen syöttösoluun kaavassa voit tehdä kynnyksestä muuttujan.
Tässä sääntö korostaa kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin 800:
Tässä olemme muuttaneet syötteen arvoksi 900 korostaen vähemmän arvoja:
Tekemällä säännön muuttujaksi luot mallin, joka antaa sinulle mahdollisuuden vuorovaikutteisesti tutkia tietoja. Tämä on loistava tapa lisätä ammatillista kiillotusta taulukkoon, koska ihmiset rakkaus asioita, jotka reagoivat välittömästi heidän tekoihinsa.
Korosta kokonaiset rivit sarakkeen arvojen perusteella
On monia tilanteita, joissa haluat korostaa koko rivin yhdessä sarakkeessa näkyvän arvon perusteella. Jos haluat tehdä tämän ehdollisella muotoilulla, sinun on käytettävä kaavaa ja lukittava sarakeviittaus tarvittaessa.
Oletetaan esimerkiksi, että haluat korostaa tilauksia tässä tietojoukossa, jotka ovat yli 100 dollaria:
Kaava lukitsee sarakeviittauksen testatakseen vain sarakkeen E arvot:
Lopputulos:
Korosta rivit syöttösolun perusteella
Edellisten esimerkkien perusteella korostamme tässä rivejä omistajan nimisen syöttösolun arvon perusteella.
Luo hakukenttä
Käyttämällä samaa perusideaa viimeisessä esimerkissä voit itse rakentaa hakukentän käyttämällä ehdollista muotoilua, joka etsii useita sarakkeita samanaikaisesti. Tämä on mukava vaihtoehto suodatukselle, koska tietoja ei piiloteta.
Kirjailija Dave Bruns