Excel

Hyviä asioita, joita voit tehdä ehdollisella muotoilulla

Cool Things You Can Do With Conditional Formatting

Oletko kuullut tietojen visualisoinnista, eikö? Se on taidetta ja tiedettä esittää tietoja tavalla, jolla ihmiset voivat 'nähdä' tärkeitä tietoja yhdellä silmäyksellä . Tietojen visualisointi tekee monimutkaisista tiedoista helpommin saavutettavia ja hyödyllisiä. Tietojen täynnä maailmassa se on arvokkaampaa kuin koskaan.



Excelissä on loistava työkalu tietojen visualisointiin nimeltä Ehdollinen muotoilu. Jos työskentelet Excelin tietojen kanssa (ja kuka ei nykyään?), Se on uskomattoman hyödyllistä. Luo yksinkertaisia ​​sääntöjä, jotka korostavat vain tiedot, joista olet kiinnostunut , voit havaita tärkeät tiedot hyvin nopeasti.

Tässä on muutamia hienoja tapoja, joilla voit käyttää Excelin ehdollista muotoilua tietojen ymmärtämiseksi nopeammin, jotta pääset alkuun ja saat inspiraatiota.





Korosta päällekkäiset tai ainutlaatuiset arvot

Yksi kätevä tapa käyttää ehdollista muotoilua on korostaa nopeasti päällekkäiset tai ainutlaatuiset arvot. Excel sisältää sisäänrakennetut säännöt, jotka helpottavat molempia tehtäviä.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on tämä postinumerotaulukko ja haluat korostaa ne postinumerot, jotka näkyvät useammin kuin kerran (eli kaksoiskappaleet)? Kun luettelossa on yli 160 postinumeroa, ihmissilmän on lähes mahdotonta havaita päällekkäisiä koodeja.



165 postinumeroa ja joitakin kopioita

Ehdollisen muotoilun avulla voit kuitenkin vain valita taulukon ja kertoa Excelille korostaa kaksoiskappaleet käyttämällä sisäänrakennettua ehdollisen muotoilun sääntöä kaksoiskappaleille:

Sisäänrakennettu ehdollinen muotoilusääntö kopioiden merkitsemiseen

Tässä on tulos muutamalla napsautuksella:

165 postinumeroa, joiden kaksoiskappaleet on selvästi korostettu

Vaihtoehtoisesti oletetaan, että sinulla on tämä nimitaulukko ja sinun on löydettävä vain ne nimet, jotka esiintyvät kerran (eli ainutlaatuiset arvot)?

Paljon nimiä ... mitkä ilmestyvät vain kerran?

Onnea sellaisten nimien löytämiseen, jotka näkyvät vain kerran vain silmilläsi! Sisäänrakennetun ehdollisen muotoilusäännön avulla voit kuitenkin löytää kaikki yksilölliset nimet alle 10 sekunnissa:

Sisäänrakennettu ehdollinen muotoilusääntö yksilöllisten arvojen merkitsemiseen

Ainutlaatuiset nimet korostettu selvästi

Käännetään ongelma uudelleen, entä jos haluat löytää kaikki nimet, jotka esiintyvät vähintään 5 kertaa? Luo sääntö, joka perustuu kaavaan:

CF -kaava laskee kaksoiskappaleet, jotka näkyvät vähintään 5 kertaa

Voit helposti korostaa nimiä, jotka näkyvät vähintään 5 kertaa:

Nimet, jotka näkyvät vähintään 5 kertaa selvästi korostettuina

Kaava, jota käytän, nimetty alue 'nimet' kaikille nimille, on tämä:

kuinka tehdä poistoaikataulu
 
= COUNTIF (names,B2)>4


Korosta ylä- tai alin arvot

Oletetaan, että sinulla on seuraava raportti, joka näyttää yrityksesi myyjien kuukausittaiset kokonaismyynnit:

Myyntitiedot kuukausittain ja myyjä

On mukavaa, että kaikki tiedot ovat yhdessä paikassa, mutta haluat nopeasti nähdä 5 ylintä ja 5 alempaa myyntinumeroa, jotta tiedät mihin kohdistaa huomiosi.

Käyttämällä kahta sisäänrakennettua ehdollista muotoilusääntöä:

Ylä- ja alin viisi CF -sääntöä

Voit merkitä 5 parasta arvoa vihreänä ja 5 alinta arvoa punaisena:

excel ketjuttaa useita soluja pilkulla

5 parasta arvoa vihreänä ja 5 alinta punaisena

Haluatko oppia lisää? Katso s hort -kurssi ehdollisesta muotoilusta .

Korosta arvot muuttuvan syötteen perusteella

Vaikka Excel sisältää suuren määrän ehdollisen muotoilun esiasetuksia, ehdollisen muotoilun todellinen voima tulee kaavojen käytöstä. Kaavojen avulla voit luoda tehokkaampia ja joustavampia sääntöjä.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat tutkia tietojoukkoa ja korostaa arvot, jotka ylittävät tietyn arvon, tässä tapauksessa 800?

Valmis korostamaan syöttösolua suurempia arvoja

Luomalla syöttösolun ja viittaamalla kyseiseen syöttösoluun kaavassa voit tehdä kynnyksestä muuttujan.

CF -kaava vertaa arvoja nimettyyn alueeseen

Tässä sääntö korostaa kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin 800:

Kaikki tuloa (800) suurempia arvoja korostetaan

Tässä olemme muuttaneet syötteen arvoksi 900 korostaen vähemmän arvoja:

Vain yli 900 arvot on korostettu

Tekemällä säännön muuttujaksi luot mallin, joka antaa sinulle mahdollisuuden vuorovaikutteisesti tutkia tietoja. Tämä on loistava tapa lisätä ammatillista kiillotusta taulukkoon, koska ihmiset rakkaus asioita, jotka reagoivat välittömästi heidän tekoihinsa.

Korosta kokonaiset rivit sarakkeen arvojen perusteella

On monia tilanteita, joissa haluat korostaa koko rivin yhdessä sarakkeessa näkyvän arvon perusteella. Jos haluat tehdä tämän ehdollisella muotoilulla, sinun on käytettävä kaavaa ja lukittava sarakeviittaus tarvittaessa.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat korostaa tilauksia tässä tietojoukossa, jotka ovat yli 100 dollaria:

Tilaustiedot ... mitkä tilaukset ovat yli 00?

Kaava lukitsee sarakeviittauksen testatakseen vain sarakkeen E arvot:

CF -kaava vain sarakkeen E arvojen testaamiseen

Lopputulos:

Rivit, joiden arvo on yli 00, on korostettu

Korosta rivit syöttösolun perusteella

Edellisten esimerkkien perusteella korostamme tässä rivejä omistajan nimisen syöttösolun arvon perusteella.

CF -sääntö rivien korostamiseksi omistajan perusteella

Suen omistamat tehtävät on korostettu

Luo hakukenttä

Käyttämällä samaa perusideaa viimeisessä esimerkissä voit itse rakentaa hakukentän käyttämällä ehdollista muotoilua, joka etsii useita sarakkeita samanaikaisesti. Tämä on mukava vaihtoehto suodatukselle, koska tietoja ei piiloteta.

Video: Hakukentän luominen ehdollisella muotoilulla

Kirjailija Dave Bruns


^