Pivot -taulukot ovat Exceliin rakennettu raportointimoottori. Ne ovat paras yksittäinen työkalu Excelissä tietojen analysointiin ilman kaavoja . Voit luoda peruspivot -taulukon noin minuutissa ja aloittaa tietojen vuorovaikutteisen tutkimisen. Alla on yli 20 vinkkiä, joilla saat kaiken irti tästä joustavasta ja tehokkaasta työkalusta.
1. Voit rakentaa kääntöpöydän noin minuutissa
Monien mielestä kääntöpöydän rakentaminen on monimutkaista ja aikaa vievää, mutta se ei yksinkertaisesti ole totta. Verrattuna aikaan, joka kuluu vastaavan raportin luomiseen manuaalisesti, pivot -taulukot ovat uskomattoman nopeita. Jos lähdetiedot ovat hyvin jäsenneltyjä, voit luoda pivot-taulukon alle minuutissa. Aloita valitsemalla mikä tahansa lähdetiedon solu:
Esimerkki lähdetiedoista
Noudata sitten näitä neljää vaihetta:
- Napsauta valintanauhan Lisää -välilehdessä Pivot -taulukko -painiketta
- Tarkista tiedot Luo pivot -taulukko -valintaikkunassa tiedot ja napsauta OK
- Vedä tarra -kenttä Rivitunnisteet -alueelle (esim. Asiakas)
- Vedä numeerinen kenttä Arvot -alueelle (esim. Myynti)
Perus pivot -taulukko noin 30 sekunnissa
Yllä oleva pivot -taulukko näyttää kokonaismyynnin tuotekohtaisesti, mutta voit helposti järjestää kentät uudelleen näyttämään kokonaismyynnin alueittain, luokittain, kuukausittain jne. Katso alla olevasta videosta nopea esittely:
Video: Pivot -taulukon nopea luominen
2. Puhdista lähdetietosi
Minimoidaksesi ongelmat tiellä, varmista, että tietosi ovat hyvässä kunnossa. Lähdetiedoissa ei saa olla tyhjiä rivejä tai sarakkeita eikä välisummia. Jokaisella sarakkeella tulee olla yksilöllinen nimi (vain yhdellä rivillä) ja sen on oltava kenttä jokaiselle riville/tietueelle tiedoissa:
pyöristetään ylös tai alas excelissä
Täydelliset tiedot pivot -taulukkoon!
Saatat joutua joskus lisäämään puuttuvia tietoja. Katso vinkkejä tästä videosta:
Video: Kuinka nopeasti täyttää puuttuvat tiedot
3. Laske tiedot ensin
Kun luot pivot -taulukon ensimmäisen kerran, luo sen avulla yksinkertainen lasku ensin varmistaaksesi, että pivot -taulukko käsittelee tietoja odotetulla tavalla. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti lisäämällä minkä tahansa tekstikenttä arvo -kenttään. Näet hyvin pienen pivot -taulukon, joka näyttää tietueiden kokonaismäärän eli datasi rivien kokonaismäärän. Jos tämä numero on sinulle järkevä, voit mennä. Jos numero ei ole sinulle järkevä, on mahdollista, että pivot -taulukko ei lue tietoja oikein tai että tietoja ei ole määritetty oikein.
300 etunimeä tarkoittaa, että meillä on 300 työntekijää. Tarkistaa.
4. Suunnittele ennen rakentamista
Vaikka kenttien vetäminen pivot -pöydän ympärillä on hauskaa ja Excelin katsominen jälleen epätavallista esitystä tiedoista, huomaat meneväsi alas paljon tuottamattomia kaninreikiä erittäin helposti. Tuntia myöhemmin se ei ole enää niin hauskaa. Ennen kuin aloitat rakentamisen, kirjoita ylös, mitä yrität mitata tai ymmärtää, ja luonnostele muutamia yksinkertaisia raportteja muistilehtiöön. Nämä yksinkertaiset muistiinpanot opastavat sinua käytettävissänne olevien valtavien vaihtoehtojen läpi. Pidä asiat yksinkertaisina ja keskity kysymyksiin, joihin sinun on vastattava.
5. Luo dynaaminen alue tietojesi taulukon avulla
Jos käytät Excel -taulukkoa pivot -taulukon lähdetiedoissa, saat erittäin hyvän edun: tietoalueesta tulee 'dynaaminen'. Dynaaminen alue laajentaa ja pienentää taulukkoa automaattisesti, kun lisäät tai poistat tietoja, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että pivot -taulukosta puuttuu uusimmat tiedot. Kun käytät taulukkoa pivot -taulukossasi, pivot -taulukko on aina synkronoitu tietojesi kanssa.
Taulukon käyttäminen pivot -taulukossa:
- Valitse mikä tahansa solu datasta käyttämällä taulukkoa pikanäppäimellä Ctrl-T
- Napsauta Yhteenveto pivot -taulukolla -painiketta (TableTools> Design)
- Rakenna pivot -taulukko normaalisti
- Voitto: taulukkoon lisäämäsi tiedot näkyvät automaattisesti Pivot -taulukossa päivityksen aikana
Video: Käytä taulukkoa seuraavaan pivot -taulukkoon
Yksinkertaisen taulukon luominen tiedoista (Ctrl-T)
Nyt kun meillä on taulukko, voimme käyttää Summarize with Pivot Table -taulukkoa
6. Laske asiat pivot -taulukon avulla
Pivot -taulukko laskee oletuksena kaikki tekstikentät. Tämä voi olla todella kätevä ominaisuus monissa yleisissä liiketoimintatilanteissa. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo työntekijöistä ja haluat laskea osastojen mukaan? Saat erittelyn osastojen mukaan seuraavasti:
- Luo pivot -taulukko normaalisti
- Lisää osasto rivitunnisteeksi
- Lisää työntekijän nimi -kenttä arvoksi
- Pivot -taulukossa näkyy työntekijöiden määrä osastojen mukaan
Työntekijöiden jakautuminen osastojen mukaan
7. Näytä kokonaismäärät prosentteina
Monissa pivot -taulukoissa haluat näyttää prosenttiosuuden laskujen sijaan. Haluat esimerkiksi näyttää myynnin erittelyn tuotteen mukaan. Mutta sen sijaan, että näyttäisit kunkin tuotteen kokonaismyynnin, haluat näyttää myynnin prosentteina kokonaismyynnistä. Olettaen, että tiedoissasi on Myynti -kenttä, toimi seuraavasti:
- Lisää tuote pivot -taulukkoon rivitarraksi
- Lisää myynti pivot -taulukkoon arvona
- Napsauta Myynti-kenttää hiiren kakkospainikkeella ja aseta Näytä arvot -arvoksi% kokonaismäärästä.
Katso alla olevasta vinkistä 'Lisää kenttä useammin kuin kerran pivot -taulukkoon', niin näet kuinka kokonaismyynti ja myynti näytetään samanaikaisesti prosentteina kokonaismäärästä.
Arvonäytön muuttaminen prosentiksi kokonaismäärästä
Työntekijöiden summa prosentteina kaikista työntekijöistä
8. Luo ainutlaatuisten arvojen luettelo pivot -taulukon avulla
Koska pivot -taulukot tiivistävät tiedot, niitä voidaan käyttää yksilöivien arvojen löytämiseen kentästä. Tämä on hyvä tapa nähdä nopeasti kaikki kentän arvot ja löytää myös kirjoitusvirheet ja muut epäjohdonmukaisuudet. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on myyntitietoja ja haluat nähdä luettelon kaikista myydyistä tuotteista. Tuoteluettelon luominen:
- Luo pivot -taulukko normaalisti
- Lisää tuote rivitarraksi
- Lisää mikä tahansa muu tekstikenttä (luokka, asiakas jne.) Arvoksi
- Pivot -taulukko näyttää luettelon kaikista myyntitiedoissa näkyvistä tuotteista
Kaikki tiedoissa näkyvät tuotteet on lueteltu (mukaan lukien kirjoitusvirhe)
Pivot Table -videokoulutus - nopea, puhdas ja asiallinen
9. Luo itsenäinen pivot-taulukko
Kun olet luonut pivot -taulukon saman laskentataulukon tiedoista, voit poistaa tiedot halutessasi, ja pivot -taulukko toimii edelleen normaalisti. Tämä johtuu siitä, että pivot -taulukossa on piilotettu nivel joka sisältää tarkan kaksoiskappaleen pivot -taulukon luomiseen käytetyistä tiedoista.
- Päivitä pivot -taulukko varmistaaksesi, että välimuisti on ajan tasalla (Pivot -taulukon työkalut> Päivitä)
- Poista laskentataulukko, joka sisältää tiedot
- Käytä pivot -taulukkoa normaalisti
Video: Itsenäisen pivot-taulukon tekeminen
10. Ryhmittele pivot -taulukko manuaalisesti
Vaikka pivot -taulukot ryhmittävät tiedot automaattisesti monella tapaa, voit myös ryhmitellä kohteita manuaalisesti omiin mukautettuihin ryhmiin. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on pivot -taulukko, joka näyttää työntekijöiden jakautumisen osastojen mukaan. Oletetaan, että haluat edelleen ryhmitellä suunnittelu-, toteutus- ja tuki -osastot ryhmään 1 ja myynti ja markkinointi ryhmään 2. Ryhmä 1 ja ryhmä 2 eivät näy tiedoissa, ne ovat omia mukautettuja ryhmiä. Pivot -taulukon ryhmittely ad hoc -ryhmiin, ryhmä 1 ja ryhmä 2:
- Valitse Control-napsauttamalla kukin ensimmäisen ryhmän kohde
- Napsauta jotakin kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Ryhmä
- Excel luo uuden ryhmän, Group1
- Valitse markkinointi ja myynti sarakkeesta B ja ryhmittele kuten edellä
- Excel luo toisen ryhmän, Group2
Ryhmittelyn aloittaminen manuaalisesti
Manuaalisen ryhmittelyn puoliväli - ryhmä 1 on tehty
Ryhmittely on valmis manuaalisesti
11. Ryhmittele numeeriset tiedot alueiksi
Yksi mielenkiintoisimmista ja tehokkaimmista ominaisuuksista, joita jokaisella pivot -taulukolla on, on mahdollisuus ryhmitellä numeerisia tietoja alueisiin tai ryhmiin. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo äänestystuloksista, joka sisältää äänestäjien iän, ja haluat tiivistää tulokset ikäryhmittäin:
- Luo pivot -taulukko normaalisti
- Lisää ikä rivitunnisteeksi, äänestä sarakeotsikoksi ja Nimi arvoksi
- Napsauta mitä tahansa arvoa Ikä-kentässä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ryhmittele
- Kirjoita väli 10: ksi Lähettäjä: -syöttöalueelle
- Kun napsautat OK, näet äänestystiedot ryhmiteltyinä iän mukaan 10 vuoden jaksoihin
Video: Pivot -taulukon ryhmittely ikäryhmän mukaan
Äänestystulosten lähdetiedot
Ikäkentän ryhmittely 10 vuoden kauhoiksi
Äänestystulokset on ryhmitelty ikäryhmittäin
12. Nimeä kentät uudelleen luettavuuden parantamiseksi
Kun lisäät kenttiä pivot -taulukkoon, pivot -taulukko näyttää lähdetiedoissa näkyvän nimen. Arvokenttien nimissä näkyy Summa tai Count of, kun ne lisätään pivot -taulukkoon. Näet esimerkiksi myynnin summan, alueen määrän ja niin edelleen. Voit kuitenkin korvata tämän nimen omalla nimelläsi. Valitse vain solu, joka sisältää nimen, jonka haluat nimetä uudelleen, ja kirjoita uusi nimi.
Nimeä kenttä uudelleen kirjoittamalla alkuperäinen nimi
13. Lisää välilyönti kenttien nimiin, kun Excel valittaa
Kun yrität nimetä kenttiä uudelleen, saatat kohdata ongelman, jos yrität käyttää täsmälleen samaa kentän nimeä, joka näkyy tiedoissa. Oletetaan esimerkiksi, että lähdetiedoissasi on Myynti -kenttä. Arvokentässä se näkyy muodossa Myynnin summa , mutta (järkevästi) haluat sen sanovan Myynti . Kuitenkin, kun yrität käyttää Salesia, Excel valittaa, että kenttä on jo olemassa, ja lähettää Pivot -taulukon kentän nimi on jo olemassa -virhesanoman.
Excel ei pidä uudesta kentän nimestä
Yksinkertaisena ratkaisuna voit lisätä välilyönnin uuden kentän nimen loppuun. Et näe eroa, eikä Excel voi valittaa.
Välin lisääminen nimeen välttää ongelman
14. Lisää kenttä useammin kuin kerran pivot -taulukkoon
On monia tilanteita, joissa on järkevää lisätä sama kenttä pivot -taulukkoon useammin kuin kerran. Se voi tuntua oudolta, mutta voit todella lisätä saman kentän pivot -taulukkoon useammin kuin kerran. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on pivot -taulukko, joka näyttää työntekijöiden määrän osastoittain.
Laskenta toimii hyvin, mutta haluat myös näyttää määrän prosentteina työntekijöistä. Tässä tapauksessa yksinkertaisin ratkaisu on lisätä sama kenttä kahdesti Arvo -kenttään:
- Lisää tekstikenttä Arvo -alueelle (esim. Etunimi, nimi jne.)
- Oletusarvoisesti saat tekstikenttien määrän
- Lisää sama kenttä uudelleen Arvo -alueelle
- Napsauta toista esiintymää hiiren kakkospainikkeella ja muuta Näytä arvot prosentteina kokonaismäärästä
- Nimeä molemmat kentät haluamallasi tavalla
Määritä kenttä näyttämään prosenttiosuus kokonaismäärästä
Nimi -kenttä on lisätty kahdesti
15. Muotoile automaattisesti kaikki arvokentät
Aina kun lisäät numeerisen kentän arvoksi pivot -taulukkoon, sinun on asetettava numeromuoto suoraan kenttään. Saatat houkutella muotoilemaan pivot -taulukossa näkyvät arvot suoraan, mutta tämä ei ole hyvä idea, koska se ei ole luotettava pivot -taulukon muuttuessa. Muoton asettaminen suoraan kenttään varmistaa, että kenttä näytetään haluamassasi muodossa riippumatta siitä, kuinka suuri tai pieni pivot -taulukosta tulee.
Oletetaan esimerkiksi pivot -taulukko, joka näyttää myynnin jakautumisen alueittain. Kun lisäät Myynti -kentän pivot -taulukkoon ensimmäisen kerran, se näytetään yleisessä numeromuodossa, koska se on numeerinen kenttä. Voit käyttää kirjanpitonumeromuotoa itse kenttään seuraavasti:
kuinka palata normaaliin näkymään Excelissä
- Napsauta Myynti-kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Arvokentän asetukset
- Napsauta näkyviin tulevassa Arvo -kenttä -asetusvalintaikkunassa Numeromuoto -painiketta
- Aseta muotoksi Kirjanpito ja poistu valitsemalla OK
Muoton asettaminen suoraan arvokenttään
16. Tarkastele nähdäksesi (tai poimiaksesi) kaiken kokonaissumman takana olevat tiedot
Aina kun näet pivot -taulukossa kokonaismäärän, voit helposti nähdä ja poimia tiedot, jotka muodostavat summan, 'poraamalla alas'. Oletetaan esimerkiksi, että katsot pivot -taulukkoa, joka näyttää työntekijöiden määrän osastoittain. Näet, että insinööriosastolla on 50 työntekijää, mutta haluat nähdä todelliset nimet. Jos haluat nähdä 50 ihmistä, jotka muodostavat tämän numeron, kaksoisnapsauta suoraan numeroa 50 ja Excel lisää työkirjaasi uuden taulukon, joka sisältää tarkat tiedot 50 insinöörin laskennassa. Voit käyttää samaa lähestymistapaa nähdäksesi ja poimiaksesi tietoja kokonaissummien takaa missä tahansa ne näet pivot -taulukossa.
Kaksoisnapsauta kokonaismäärää porataksesi
The 50 Enginners, puretaan uuteen arkkiin automaattisesti
17. Kloonaa pivot -taulukot, kun tarvitset toisen näkymän
Kun olet määrittänyt yhden pivot -taulukon, saatat haluta nähdä eri näkymän samoista tiedoista. Voit tietysti järjestää olemassa olevan pivot -taulukon uudelleen uuden näkymän luomiseksi. Mutta jos rakennat raporttia, jota aiot käyttää ja päivittää jatkuvasti, helpoin tapa on kloonata olemassa oleva pivot-taulukko, jotta molemmat tietojen näkymät ovat aina käytettävissä.
Pivot -taulukon kloonaamiseen on kaksi helppoa tapaa. Ensimmäinen tapa oli pivot -taulukon sisältävän laskentataulukon monistaminen. Jos laskentataulukkoon on määritetty pivot -taulukko, jossa on otsikko jne., Voit kopioida laskentataulukon samaan työkirjaan napsauttamalla laskentataulukon välilehteä hiiren kakkospainikkeella. Toinen tapa kloonata pivot -taulukko on kopioida pivot -taulukko ja liittää se muualle. Näitä lähestymistapoja käyttämällä voit tehdä niin monta kopiota kuin haluat.
Kun kloonaat pivot -taulukon tällä tavalla, molemmat pivot -taulukot jakavat saman piilotettu nivel . Tämä tarkoittaa, että kun päivität jonkin klooneista (tai alkuperäisestä), kaikki asiaan liittyvät pivot -taulukot päivitetään.
Video: Kuinka kloonata pivot -taulukko
18. Poista kloonaus pivot -taulukosta päivittääksesi itsenäisesti
Kun olet kloonannut pivot -taulukon, saatat joutua tilanteeseen, jossa et todellakaan halua, että klooni linkitetään samaan pivot -välimuistiin kuin alkuperäinen. Yleinen esimerkki on, kun olet ryhmitellyt päivämääräkentän yhteen pivot -taulukkoon, päivitä ja huomaa, että olet myös vahingossa ryhmitellyt saman päivämääräkentän toinen pivot -taulukko, jota et aikonut muuttaa. Kun pivot -taulukoilla on sama pivot -välimuisti, ne jakavat myös kenttäryhmittelyn.
Tässä on yksi tapa purkaa pivot -taulukon kloonaus eli irrottaa sen linkitys pivot -välimuistista, jonka se jakaa muiden laskentataulukon muiden pivot -taulukoiden kanssa:
- Leikkaa koko pivot -taulukko leikepöydälle
- Liitä pivot -taulukko uuteen työkirjaan
- Päivitä pivot -taulukko
- Kopioi se uudelleen leikepöydälle
- Liitä se takaisin alkuperäiseen työkirjaan
- Hylkää väliaikainen työkirja
Pivot -taulukko käyttää nyt omaa pivot -välimuistiaan eikä päivity työkirjan muiden pivot -taulukoiden kanssa tai jakaa samaa kenttäryhmittelyä.
19. Päästä eroon turhista otsikoista
Uusien pivot -taulukoiden oletusasettelu on kompakti asettelu. Tässä asettelussa rivitunnisteet ja sarakeotsikot näkyvät pivot -taulukon otsikoina. Nämä otsikot eivät ole kaikkein intuitiivisimpia, etenkin ihmisille, jotka eivät usein käytä pivot -taulukoita. Helppo tapa päästä eroon näistä parittomista otsikoista on vaihtaa pivot -taulukon asettelu kompaktista ääriviiva- tai taulukkoasetteluun. Tämä saa pivot -taulukon näyttämään todelliset kenttänimet pivot -taulukon otsikoina, mikä on paljon järkevämpää. Päästäksesi eroon näistä tarroista kokonaan, etsi pivot -taulukkotyökalut -valintanauhan Analysoi -välilehdestä Kenttäotsikot -painike. Tämän painikkeen napsauttaminen poistaa otsikot kokonaan käytöstä.
Huomaa hyödyttömät ja sekavat kenttäotsikot
Asettelun vaihtaminen pienikokoisesta ääriviivaan
Outline -asettelun kenttäotsikot ovat paljon järkevämpiä
20. Lisää pieni tyhjä tila pivot -taulukoiden ympärille
Tämä on vain yksinkertainen suunnitteluvinkki. Kaikki hyvät suunnittelijat tietävät, että miellyttävä muotoilu vaatii vähän valkoista tilaa. Valkoinen tila tarkoittaa vain tyhjää tilaa, joka on varattu asetteluun hengittämään tilaa. Kun olet luonut pivot -taulukon, lisää ylimääräinen sarake vasemmalle ja ylimääräinen rivi tai kaksi yläreunaan. Tämä antaa pivot -pöydällesi jonkin verran hengitystilaa ja luo paremman ulkoasun. Useimmissa tapauksissa suosittelen myös, että poistat ruudukon käytöstä laskentataulukosta. Itse pivot -taulukko tarjoaa vahvan visuaalisen ruudukon, joten pivot -taulukon ulkopuolella olevat ruudukon viivat ovat tarpeettomia ja aiheuttavat yksinkertaisesti visuaalista kohinaa.
Pieni tyhjä tila saa kääntöpöydät näyttämään kiillotetulta
Inspiraatio: 5 pivot -taulukkoa, joita et ole ennen nähnyt .
21. Päästä eroon rivien ja sarakkeiden kokonaissummista
Pivot -taulukot näyttävät oletuksena sekä rivien että sarakkeiden kokonaissummat, mutta voit helposti poistaa yhden tai molemmat näistä kokonaisuuksista, jos et halua niitä. Napsauta valintanauhan Pivot Table -välilehdellä Totals -painiketta ja valitse haluamasi vaihtoehdot.
Voit poistaa sekä rivien että sarakkeiden kokonaissummat
22. Alusta tyhjät solut
Jos sinulla on pivot -taulukko, jossa on paljon tyhjiä soluja, voit hallita jokaisessa tyhjässä solussa näkyvää merkkiä. Oletuksena tyhjät solut eivät näytä mitään. Jos haluat määrittää oman hahmosi, napsauta hiiren kakkospainikkeella pivot-taulukkoa ja valitse Pivot Table options. Varmista sitten, että Tyhjennä solut nimellä: on valittuna, ja kirjoita haluamasi merkki. Muista, että tämä asetus noudattaa sovellettua numeromuotoa. Esimerkiksi. jos käytät kirjanpitonumeromuotoa numeerisen arvon kenttään ja annat nollan, näet pivot-taulukossa yhdysviivan '-', koska nolla-arvot näytetään näin kirjanpitomuodossa.
Tyhjät solut on asetettu näyttämään 0 (nolla) ja kirjanpitonumeromuoto antaa väliviivoja
23. Kytke AutoFit pois päältä tarvittaessa
Oletuksena, kun päivität pivot -taulukon, tiedot sisältävät sarakkeet säädetään automaattisesti parhaiten vastaamaan tietoja. Normaalisti tämä on hyvä asia, mutta se voi saada sinut hulluksi, jos laskentataulukossa on muita asioita pivot -taulukon kanssa tai jos olet säätänyt sarakkeiden leveyksiä huolellisesti manuaalisesti etkä halua muuttaa niitä. Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella pivot-taulukkoa ja valitsemalla Pivot-taulukon asetukset. Poista valintojen ensimmäisestä välilehdestä (tai Macin asettelu -välilehdestä) valintaruutu Automaattinen sovitus sarakkeen leveydet päivityksen yhteydessä.
Pivot -taulukon sarakkeen automaattinen sovitusvaihtoehto Windowsille
Pivot -taulukon sarakkeen automaattinen sovitusvaihtoehto Macille
Haluatko oppia pivot -taulukoita? Meillä on vankka videokoulutus harjoitustyökalujen kanssa.
Kirjailija Dave Bruns
