Excel

Miksi pivot -taulukot?

Why Pivot Tables

Mukana harjoitustyökalu online -videokoulutus .

Hei, Dave täältä Exceljetistä



Joten tänään käsittelemme kysymystä Miksi pivot -taulukot?

Ja tämä kysymys herää paljon, kun ihmiset törmäävät pivot -taulukoihin, koska he ihmettelevät ... miksi heidän pitäisi välittää? Ja yrität selittää, että pivot -taulukot ovat todella nopeita ja että voit tiivistää tietoja vuorovaikutteisesti eri tavoilla ... blah, blah blah





Ja voit nähdä heidän silmänsä vain kiiltävän, koska ennen kuin olet itse käyttänyt kääntöpöytää, on todella vaikea ymmärtää, miksi ne olisivat hyödyllisiä sinulle.

Joten mielestäni yksi parhaista tavoista ymmärtää, miten pivot -taulukot voivat auttaa, on tarkastella esimerkkejä joidenkin raporttien rakentamisesta rinnakkain, jossa yksi raporttisarja, jonka rakennamme manuaalisesti käyttämällä tavallisia Excel -toimintoja ja kaavoja, ja muut sarjat, rakennamme pivot -taulukoilla.



Ja juuri tätä aiottiin tehdä tämän päivän videossa.

Ja haluan olla todella edessäsi täällä. Rakastan kääntöpöytiä.

Siitä lähtien, kun sain ensimmäisen pivot -taulukon päivittää oikein 1990 -luvulla, tajusin, että wow nämä ovat todella hyödyllisiä työkaluja.

Joten luulen, että jos käytät Exceliä paljon raakadataa ja sinun on tiivistettävä nämä tiedot eri tavoilla ja jos haluat luoda hyvännäköisiä raportteja, pivot-taulukot ovat ehdottomasti aikasi arvoisia.

Joten toivon, että videon loppuun mennessä olet samaa mieltä kanssani.

Katsotaanpa muutamia esimerkkejä.

****

Joten tässä olemme Excelissä, ja näet, että meillä on joukko raakatietoja.

Nämä tiedot edustavat suklaan myyntiä useille asiakkaille eri paikoissa tukkutason tasolla.

Näet, että meillä on päivämäärä ja asiakas. Kaupunki, osavaltio ja alue, tuote- ja tuoteluokka ja lopuksi määrä, tulot, myydyn tavaran kustannukset ja voitto.

Kuvittele nyt, että esimiehesi lähettää sinulle nämä tiedot ja pyytää yksisivuisen yhteenvedon, joka näyttää myynnin erittelyn tuotteittain.

Joten olettaen, että et tiedä miten käyttää pivot -taulukoita, mutta olet melko hyvä Excel -kaavojen kanssa, rakennetaan ensin manuaalinen raportti.

Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää SUMIFS -toimintoa. SUMIFS on helppokäyttöinen, mutta se voi luoda melko rumia kaavoja, joten asioiden helpompi lukea ja välttää paljon absoluuttisia viittauksia, aion mennä eteenpäin ja nimetä sarakkeet ensin.

Nyt meillä on nimi jokaiselle datan sarakkeelle.

Kun olen täällä, aion myös nimetä kaikki tiedot, jotta voin viitata niihin helposti, kun luon pivot -taulukon myöhemmin.

Rakennetaan nyt manuaalinen raportti.

Ensin otan kopion kaikista tuotteista ja poistan sitten kaksoiskappaleet ja lajittelen.

Lisään nyt joitain tarroja ja muotoiluja.

Joten meillä on nyt raportin luut paikallaan, mutta ei tietoja. Ja on aika kirjoittaa ensimmäinen SUMIFS -kaava. Voisin todella käyttää SUMIFia. Mutta koska lisään lisää kriteerejä vain minuutin kuluttua, on helpompaa, jos aloitamme SUMIF -arvoilla.

Koska olen jo nimittänyt sarakkeet, voin kirjoittaa nimet helposti, kun menen, palaamatta takaisin tietojen valitsemiseen.

Nyt minun on kopioitava kaava ja lisättävä summa, ja muotoilen numerot valuutaksi.

Ei, meillä on pääraportti, jonka esimiehesi haluaa ... yhden sivun myyntiraportti, joka on eritelty tuotteittain.

Joten manuaalinen lähestymistapa ei ole liian kauhea, mutta tietysti tiesin jo, miten se tehdään, ja käytin paljon vinkkejä ja pikavalintoja nopeuttaakseni asioita.

Jos et ole yhtä tyytyväinen kaavoihin, se tulee olemaan hieman vaikeampaa, ja siinä on paljon virheitä ja oppimista.

Rakennetaan nyt sama raportti pivot -taulukon avulla.

Koska olen jo nimennyt tiedot, voin käyttää tätä nimeä täällä.

Tarvitsemme tuotteen rivitunnisteena ja tuloja arvona.

Käytä sitten tulomuodoissa numeromuotoa.

Ja siinä se. Meillä on nyt pivot -taulukko, jolla on samat tulokset. Ja huomaa, etten käyttänyt lainkaan kaavoja.

Tietenkään kukaan esimies ei ole koskaan tyytyväinen alkuperäisiin ohjeisiinsa. Kaikki pyytävät muutoksia.

Katsotaanpa siis, miten molemmat raportit käsittelevät muutamia muutospyyntöjä.

Oletetaan ensin, että esimiehesi tulee takaisin ja pyytää erittelyä tuotteen ja alueen mukaan. Hän haluaa alueen ylhäältä.

Käsikirjaraporttia varten aloitan kopioimalla kaikki alueet ja noudatan samaa prosessia kuin aiemmin tuotteille.

Tällä kertaa minun on siirrettävä alueet ylhäältä.

Täytyy sitten vähän siivota asioita.

ero ala- ja funktion vba välillä

Seuraavaksi minun on laajennettava SUMIFS -toiminto käsittelemään sekä tuotetta että aluetta.

Minun on lukittava tuotteen sarakeviittaus ... koska kopioin sen hetken kuluttua ... lisää sitten uusi alue ja kriteerit alueelle, jossa rivi on lukittu.

Nyt voin kopioida kaavat taulukon poikki ja lisätä yhteensä.

Jälleen, se ei ole liian kauheaa, mutta paljon napsautuksia ja runsaasti kaavoja.

Pivot -taulukon raportin muuttaminen on hieman helpompaa. Minun tarvitsee vain lisätä alue sarakkeen tunnisteeksi ja olemme valmiit.

Jälleen kerran, kaavoja ei tarvitse päivittää.

Aion myös muuttaa pivot -taulukon asettelun ääriviivaksi ja yhdistää sen uudelleen manuaalisen raportin kanssa.

Joten annat sen takaisin esimiehellesi ja tuntia myöhemmin hän sanoo, että se on hienoa. Mutta voiko hän nähdä myös erittelyn vuosittain alueen sijasta.

Hmmm. Tästä tulee hankalampaa.

Tässä tapauksessa tiedän, että tiedot kattavat vain 3 vuotta .... 2011, 2012 ja 2013, joten aloitan siitä ja lisään ne manuaalisesti otsikoiksi ja pääsen eroon ylimääräisestä sarakkeesta.

Nyt minun on vain päivitettävä kaavat.

Tämä on itse asiassa hyvä käyttötapa SUMPRODUCT -toiminnolle, mutta se vaatisi paljon enemmän selityksiä, joten pysytään nyt SUMIFSissa.

Päivittääksesi SUMIFS -funktion vastaamaan päivämääriä vuosittain, meidän on käytettävä kahta ehtoa yhdessä DATE -funktion ja jonkin verran yhdistämistä.

Ensimmäiset kriteerit vastaavat päivämääriä, jotka ovat suurempia tai yhtä suuria kuin vuoden ensimmäinen.

Toinen ehto vastaa päivämääriä, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin vuoden viimeinen päivä.

Molemmissa tapauksissa viittaamme suoraan vuoteen ja meidän on lukittava rivi.

Kun olen kopioinut kaavan alaspäin, saimme raporttimme.

Näet, että tämä muutos oli melko monimutkainen ja vaati hyvää ymmärrystä Excelin kaavoista ja funktioista sekä käsitteistä, kuten ketjutuksesta.

Entä kääntöpöytä?

Pivot -taulukon päivittämiseksi minun on ensin päästävä eroon alueesta.

Sitten minun on lisättävä päivämääräkenttä ja ryhmiteltävä vuosittain.

Kuten aiemmin, päivitettäviä kaavoja ei ole.

Joten, saat idean. On täysin mahdollista rakentaa nämä raportit manuaalisesti, ja joissakin tapauksissa on toivottavaa tehdä se tällä tavalla. Pivot -taulukon käyttö on kuitenkin paljon nopeampaa ja helpompaa.

Viime kädessä pivot -taulukko voi rakentaa paljon monimutkaisempia raportteja kuin olisit koskaan halunnut käsitellä manuaalisesti.

Selvä, joten toivoin, että pidit vertailusta joidenkin raporttien manuaalisesta ja samojen raporttien rakentamisesta pivot -taulukoihin. Kuten näette, se ei ole edes lähellä, pivot -taulukot ovat paljon nopeampia.

Joten aina kun analysoit tietoja Excelissä, mielestäni sinun pitäisi ajatella pivot -taulukoiden käyttöä.

Mutta yksinkertaisen mukavuuden lisäksi pivot -taulukot antavat sinulle todellisen kilpailuetun.

Kilpailetko siis sisäisesti muiden kanssa korotuksesta tai ylennyksestä tai vain tunnustuksesta.

Tai kilpailet ulkoisesti muiden markkinoillasi olevien yritysten kanssa tunnistaaksesi trendejä tai mahdollisuuksia, pivot -taulukot ovat työkalu, jonka avulla voit erottua ja tehdä työsi paremmin.



^